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지출결의서는 기업이나 기관에서 비용 지출을 승인받고 정산하는 문서입니다. 지출이 발생하기 전 사전 승인을 받거나, 사용 후 정산을 위한 증빙 자료로 활용됩니다.
아래에서 편리하게 양식을 다운로드 하실 수 있습니다.
1. 지출결의서의 개념과 목적
✅ 지출결의서란?
- 회사나 기관에서 업무상 발생하는 비용을 정리하고 결제(승인)를 받는 문서
- 경비 지출의 합리성과 투명성을 확보하는 목적
✅ 주요 사용 사례
- 출장비, 식대, 회의비, 접대비 등 회사 운영 비용 지출
- 물품 구매, 외주 용역비 지급 등의 비용 발생
- 업무 수행과 관련된 비용 정산 (ex: 교통비, 교육비 등)
2. 지출결의서 기본 구성 요소
🔹 ① 기본 정보
- 작성일자: 지출결의서를 작성한 날짜
- 문서번호: 사내 문서관리 번호 (회사 내 규정에 따라 다름)
- 작성자: 이름, 소속 부서, 직위
🔹 ② 지출 내역
- 지출 목적: 지출 사유 및 상세 내용 (예: 회의비, 광고비, 출장비 등)
- 사용 일자: 비용이 발생한 날짜
- 거래처 정보: 지출이 발생한 업체명, 주소, 연락처
- 지출 금액: 총 비용 (VAT 포함 여부 확인 필요)
- 결제 방법: 현금, 카드, 계좌이체 등
🔹 ③ 증빙 서류 첨부 여부
- 영수증, 세금계산서, 계약서 등 첨부 필수
🔹 ④ 승인 절차
- 신청 부서장 → 회계팀 검토 → 경영진 승인 (회사마다 승인 절차 다름)
3. 지출결의서 예시 (작성 예)
📌 기업용 지출결의서 예시
📌 **지출결의서**
▶ 작성일자: 2025년 2월 7일
▶ 작성자: 홍길동 (경영지원팀 대리)
▶ 문서번호: EXP-20250207-001
📌 **지출 내역**
- **지출 목적**: 2025년 1월 마케팅 회의비
- **사용 일자**: 2025년 1월 30일
- **거래처**: ABC 레스토랑 (서울특별시 강남구 테헤란로 00)
- **지출 금액**: 150,000원 (VAT 포함)
- **결제 방법**: 법인카드 결제
📌 **증빙 서류 첨부**
✅ 법인카드 영수증 1부
✅ 참석자 명단 1부
📌 **결재 승인**
- 신청자: 홍길동 (서명)
- 부서장: 김철수 (서명)
- 회계팀 검토: 박지훈 (서명)
- 대표이사 승인: 최은영 (서명)
4. 지출결의서 작성 및 제출 절차
🔹 1단계: 지출 항목 확인 및 증빙 자료 준비
✅ 지출이 회사의 지출 규정에 맞는지 확인
✅ 영수증, 세금계산서 등 필수 서류 확보
🔹 2단계: 지출결의서 작성
✅ 지출 목적, 금액, 결제 방식 기재
✅ 거래처 및 관련 부서 확인
🔹 3단계: 결재 요청 및 승인
✅ 부서장 → 회계팀 → 대표이사 등 승인 절차 진행
✅ 승인 후 회계팀에서 비용 처리 (법인카드 대금 정산, 직원 경비 지급 등)
5. 지출결의서 작성 시 유의사항
🚨 1. 증빙 자료가 불충분하면 반려될 수 있음
- 영수증, 세금계산서 미첨부 시 승인 거부 가능
- 세금계산서는 공급자 사업자등록번호, 대표자명, 금액 확인 필수
🚨 2. 개인 용도 사용 금지
- 회사의 공식 비용이 아닌 개인적 지출은 승인 불가
- 예: 개인 식사, 사적 모임 비용
🚨 3. 지출 한도 및 규정을 반드시 확인
- 회사마다 업무별 지출 한도 존재 (ex: 식대 1인 30,000원 한도 등)
- 한도를 초과하면 결재 반려될 가능성 있음
🚨 4. 법인카드와 개인카드 사용 시 구분 필요
- 법인카드 사용이 원칙, 불가피한 경우 개인카드 후 정산 가능
- 개인카드 사용 시 개인 비용과 구분하여 영수증 제출
6. 지출결의서 양식 무료 다운로드
지출경의서 양식 (엑셀)
지출결의서 양식 (hwp)
지출결의서 양식 (doc)
지출결의서 관련 양식
결론
✅ 지출 목적과 사용 내역을 명확히 작성
✅ 영수증, 세금계산서 등 증빙 서류 필수 첨부
✅ 회사 지출 규정을 사전에 확인하여 반려 방지
✅ 결재 프로세스를 준수하여 승인 절차 원활히 진행
지출결의서는 회사의 경비 사용 내역을 체계적으로 관리하는 핵심 문서이므로, 정확하고 꼼꼼하게 작성하는 것이 중요합니다!