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시말서(始末書)는 회사나 조직에서 직원이 잘못을 저지르거나 실수를 했을 때, 그 경위를 설명하고 반성의 뜻을 담아 제출하는 문서입니다. 일반적으로 회사, 공공기관, 군대 등에서 사용되며, 잘못의 원인과 향후 재발 방지 대책을 포함해야 합니다.
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📌 시말서 작성 목적
- 사건의 경위 설명 – 어떤 일이 어떻게 발생했는지 구체적으로 기록
- 책임 인정 및 반성 – 본인의 실수를 인정하고 반성하는 내용 포함
- 재발 방지 대책 – 같은 문제가 다시 발생하지 않도록 방안을 제시
- 징계 여부 판단 – 회사가 적절한 조치를 결정하는 참고 자료
📑 시말서 기본 구성
- 제목: "시말서" 또는 "시말서 제출의 건"
- 작성일자 및 작성자 정보
- 사건 개요: 언제, 어디서, 무엇이, 어떻게 발생했는지 구체적으로 서술
- 잘못된 점 및 반성: 본인의 과실 인정 및 반성 내용
- 재발 방지 대책: 향후 동일한 실수를 방지하기 위한 대책 설명
- 결론 및 서명: 반성의 뜻을 다시 한번 강조하고 서명
📝 시말서 예시 (회사 직원 실수 관련)
제목: 시말서
작성일: 2025년 2월 14일
작성자: 홍길동 (○○팀)
1. 사건 개요
2025년 2월 12일, 고객사 A에 발송해야 할 문서를 실수로 다른 고객사 B에게 보내는 오류가 발생하였습니다. 해당 문서에는 내부 기밀 사항이 포함되어 있지 않았지만, 고객사 B에서 오해의 소지가 있는 부분을 문의해 온 상황입니다.
2. 잘못된 점 및 반성
본인은 문서 발송 전 최종 확인을 철저히 하지 않은 점에서 업무 태만의 책임을 통감하고 있습니다. 또한, 사소한 실수라도 고객과 회사의 신뢰에 영향을 미칠 수 있음을 깊이 깨닫고 반성하고 있습니다.
3. 재발 방지 대책
- 문서 발송 전 반드시 2차 검토를 거치도록 내부 절차를 강화하겠습니다.
- 업무 자동화 시스템을 활용하여 수신자를 다시 한번 검토하는 프로세스를 도입하겠습니다.
- 유사한 실수를 방지하기 위해 팀원들과 공유하고 주의 환기 교육을 실시하겠습니다.
본인의 실수로 인해 회사와 고객사에 불편을 끼쳐 드린 점 깊이 사과드리며, 앞으로 더욱 주의하여 같은 실수가 발생하지 않도록 최선을 다하겠습니다.
홍길동 (서명)
💡 시말서 작성 시 유의사항
✔ 거짓 없이 사실을 정확히 서술 – 과장하거나 변명하지 않기
✔ 책임 회피 금지 – 실수를 인정하고 솔직하게 반성하기
✔ 구체적인 재발 방지책 포함 – 같은 실수가 반복되지 않도록 개선 방안 제시
✔ 형식과 문장을 간결하게 정리 – 불필요한 내용 생략하고 핵심만 서술
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