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경위서는 특정 사건이나 상황이 발생한 이유와 경과를 설명하는 문서입니다. 회사, 공공기관, 학교 등에서 사고, 실수, 문제 상황이 발생했을 때 작성하며, 이를 통해 원인 분석과 재발 방지 대책을 마련할 수 있습니다.
▤ 목차
경위서의 목적
경위서는 단순한 보고서가 아니라, 사건의 원인과 배경을 명확히 밝히고 재발 방지를 위한 대책을 제시하는 역할을 합니다. 주요 목적은 다음과 같습니다.
- 사건의 사실관계 명확화: 정확한 날짜, 시간, 장소, 관련자 등을 기반으로 사건의 경위를 객관적으로 서술
- 책임 소재 확인: 사건이 발생한 원인을 밝히고, 책임을 명확히 함
- 재발 방지 대책 수립: 같은 문제가 다시 발생하지 않도록 구체적인 개선 방안을 제시
- 징계 또는 후속 조치 판단 기준 제공: 회사나 기관에서 적절한 조치를 결정하는 데 필요한 자료 제공
경위서 작성 방법
경위서는 형식이 정해져 있지는 않지만, 보통 아래와 같은 기본 구조를 따릅니다.
① 제목
- 문서의 제목을 중앙 정렬로 작성 (예: "경위서")
② 작성자 정보
- 작성일
- 작성자의 소속(부서) 및 직위
- 작성자 성명
③ 수신인
- 일반적으로 사건과 관련된 상급자나 기관의 대표에게 제출
- "대표이사님 귀하" 또는 "○○팀장님 귀하"와 같이 작성
④ 사건 개요
- 사건이 발생한 날짜, 시간, 장소, 관련자 등을 간략하게 요약
- "언제, 어디서, 누가, 무엇을, 왜, 어떻게"의 6하 원칙에 따라 서술
⑤ 사건 경과 상세 설명
- 사건이 발생한 과정과 원인을 구체적으로 설명
- 어떤 문제가 있었는지, 어떻게 진행되었는지를 시간 순으로 정리
- 필요하면 증거 자료(이메일, 대화 기록, CCTV 등)를 첨부
⑥ 본인의 입장
- 사건에 대한 본인의 역할과 잘못을 인정하는 부분
- 변명보다는 사실 중심으로 솔직하게 작성
⑦ 재발 방지 대책
- 같은 실수를 반복하지 않기 위해 개선할 점을 구체적으로 제시
- 개인적인 개선책뿐만 아니라 조직 차원의 보완책도 함께 고려
⑧ 마무리 문구
- 반성의 의미를 담고, 회사나 기관의 지시에 따를 것이라는 내용을 포함
- "이상 경위를 보고드립니다." 등의 문장으로 마무리
⑨ 작성자 서명
- 작성자의 성명을 기재하고 서명
경위서와 시말서의 차이점
경위서와 시말서는 모두 특정 사건이나 문제 발생 시 작성하는 공식 문서이지만, 그 목적과 내용에서 차이가 있습니다.
| 구분 | 경위서 | 시말서 |
| 정의 | 사건의 발생 경위와 원인을 설명하는 문서 | 잘못이나 실수에 대한 반성 및 책임을 명확히 하는 문서 |
| 목적 | 사건의 사실관계를 보고하고 원인을 분석 | 본인의 잘못을 인정하고 반성하는 내용을 담음 |
| 작성 주체 | 사건에 직접 연루된 사람 | 실수를 저지른 당사자 |
| 내용 | - 사건 발생 배경 및 경위 - 객관적인 사실 기술 - 재발 방지 대책 |
- 자신의 실수나 과오 인정 - 반성 및 사과 내용 포함 - 개선 및 재발 방지 다짐 |
| 강제성 | 필요 시 요청될 수 있음 (사고, 실수, 분쟁 등) | 보통 징계나 처벌이 예상될 때 제출 |
| 대표적인 상황 | - 업무 중 실수로 인한 문제 발생 - 사고 발생 경위 설명 - 특정 사건 관련 보고 |
- 회사 규정 위반 - 업무 태만, 결근, 무단이탈 등 근태 문제 - 심각한 실수로 징계를 받을 경우 |
경위서와 시말서 예시 비교
✅ 경위서 예시 (업무 실수 관련)
📅 작성일: 2025년 2월 22일
🏢 소속: 영업팀
👤 성명: 홍길동
📌 **수신:** 팀장님 귀하
### **1. 사건 개요**
2025년 2월 20일 오전 10시경, 고객사 보고서 작성 과정에서 주요 데이터를 누락하는 실수가 발생하였습니다.
### **2. 사건 경위**
- 2월 19일 오후 5시경, 최종 보고서를 작성하였으며 검토 과정에서 데이터를 제대로 확인하지 못함
- 2월 20일 고객사 미팅 중 오류가 발견됨
- 즉시 수정하여 제출했으나 고객사와의 신뢰에 영향을 미칠 가능성이 있음
### **3. 본인의 입장**
업무 과정에서 검토를 철저히 하지 못한 점을 반성하고 있으며, 앞으로 같은 실수가 반복되지 않도록 하겠습니다.
### **4. 재발 방지 대책**
- 보고서 검토 프로세스 강화
- 내부 데이터 검증 절차 추가
- 보고서 제출 전 팀장님 확인 절차 도입
이상 경위를 보고드립니다.
📌 **작성자:** 홍길동 (서명)
✅ 시말서 예시 (근태 문제 관련)
📅 작성일: 2025년 2월 22일
🏢 소속: 인사팀
👤 성명: 홍길동
📌 **수신:** 인사팀장님 귀하
본인은 2025년 2월 19일 회사 출근시간을 어기고 10시 30분에 지각하였습니다. 이는 회사 내부 규정을 위반한 행위이며, 이에 대해 깊이 반성하고 있습니다.
이번 지각은 개인적인 사정으로 인해 발생하였으나, 회사의 근태 준수 원칙을 어긴 점에 대해 사과드립니다. 향후 같은 일이 발생하지 않도록 철저한 시간 관리를 하겠으며, 규정을 엄격히 준수하겠습니다.
다시 한번 불미스러운 일로 심려를 끼쳐드린 점 사죄드리며, 업무에 더욱 성실히 임하겠습니다.
📌 **작성자:** 홍길동 (서명)
핵심 차이 정리
- 경위서는 "사건이 왜 발생했는지" 설명하는 문서
- 시말서는 "내가 무엇을 잘못했고, 어떻게 반성하는지"를 강조하는 문서
즉, 경위서는 사건 보고의 개념이고, 시말서는 잘못을 인정하고 반성하는 공식 사과문입니다.
시말서는 징계의 근거가 될 수도 있기 때문에, 더욱 신중하게 작성해야 합니다.
경위서 예시 (양식 포함)
📌 일반적인 경위서 양식
📅 작성일: 2025년 2월 22일
🏢 소속: ○○팀
👤 성명: 홍길동
📌 **수신:** ○○○ 팀장님 귀하
### **1. 사건 개요**
2025년 2월 20일 오전 10시경, 고객사 미팅 자료 준비 과정에서 오류가 발생하여 중요한 데이터가 누락된 상태로 보고서가 제출되었습니다. 이로 인해 고객사의 신뢰도가 저하되는 문제가 발생하였습니다.
### **2. 사건 경위 및 원인**
2025년 2월 19일 오후 5시경, ○○ 프로젝트 보고서를 작성하던 중, 고객 요청 사항 반영 과정에서 일부 데이터를 누락하는 실수가 있었습니다. 이후 검토 과정에서 이를 확인하지 못한 채 최종 보고서로 제출되었습니다.
### **3. 본인의 입장**
보고서 검토를 철저히 하지 못한 점에 대해 깊이 반성하고 있으며, 업무 수행에 있어 부주의함이 있었음을 인정합니다. 이번 실수로 인해 회사와 고객사에 불편을 끼쳐 드린 점 사과드립니다.
### **4. 재발 방지 대책**
- 보고서 작성 후 필수 검토 단계 추가
- 데이터 검수 담당자 지정 및 이중 체크 시스템 도입
- 업무 마감 전 최종 점검 시행
앞으로 같은 실수가 반복되지 않도록 주의하겠습니다.
이상 경위를 보고드립니다.
📌 **작성자:** 홍길동 (서명)
경위서 작성 시 주의할 점
✅ 사실에 입각하여 작성
❌ 감정적인 표현이나 변명 없이 객관적인 사실을 중심으로 서술
✅ 책임 회피 금지
❌ "내 잘못이 아니다"라는 표현보다는 "제 실수로 인해 문제가 발생하였으며" 등의 문장으로 책임 인정
✅ 간결하고 명확한 문장 사용
❌ 불필요하게 길거나 장황한 설명 대신 핵심 내용 위주로 정리
✅ 재발 방지 대책 포함
❌ "다시는 이런 일이 없도록 하겠습니다"보다는 구체적인 개선책 제시
✅ 맞춤법과 문법 검토
❌ 공식 문서이므로 오타와 문법적 오류가 없도록 검토 후 제출
경위서를 자주 작성하는 상황별 예시
📌 업무 실수로 인한 경위서 예시
- 보고서 오류, 데이터 누락, 고객사 자료 전달 실수
📌 근태 문제 관련 경위서 예시
- 지각, 결근, 무단 이탈 등
📌 사고 발생 관련 경위서 예시
- 회사 내 장비 파손, 교통사고 등
📌 공공기관 제출용 경위서 예시
- 공무원, 군인, 경찰 등에서 실수 또는 사고 발생 시 작성
📌 학교 제출용 경위서 예시
- 학생이 규정을 위반했을 경우 (예: 지각, 수업 태도 문제 등)
경위서 제출 후 처리 과정
경위서를 제출하면 회사나 기관에서는 아래와 같은 절차를 거쳐 처리됩니다.
1️⃣ 담당 부서나 상급자가 내용 검토
2️⃣ 필요 시 추가 자료 요청 및 조사 진행
3️⃣ 징계 또는 조치 결정 (경고, 교육, 보완책 적용 등)
4️⃣ 재발 방지를 위한 시스템 개선 및 관리
결론
경위서는 단순한 사과문이 아니라, 사건의 원인을 정확히 밝히고 해결책을 제시하는 중요한 공식 문서입니다. 정확하고 객관적으로 작성해야 하며, 책임을 회피하지 않고 개선 의지를 명확히 드러내는 것이 중요합니다.
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