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공문서는 정부 기관, 공공기관, 회사 등에서 공식적인 의사소통을 위해 작성하는 문서입니다. 공문서는 형식과 내용이 정해져 있어야 하며, 일정한 양식을 따라야 합니다.
1. 공문서의 개념과 특징
✅ 공식적인 목적: 기관 간, 기관과 개인 간의 공식적 의사소통 수단
✅ 형식적 요건 준수: 일정한 양식과 문서 구조를 따라야 함
✅ 간결하고 명확한 표현: 불필요한 수식어 없이 핵심 내용 전달
✅ 법적 효력 가능: 공문서는 법적 증거로 활용될 수도 있음
2. 공문서의 종류
공문서는 성격에 따라 여러 종류로 나뉩니다.
| 구분 | 설명 |
| 일반 공문 | 기관 내부 또는 기관 간의 공식적인 문서 (예: 공고, 안내문, 요청서) |
| 결재 문서 | 상급자의 결재를 받기 위한 문서 (예: 보고서, 품의서, 지시서) |
| 대외 공문 | 외부 기관이나 개인에게 보내는 문서 (예: 협조 요청서, 공문 발송) |
| 법적 문서 | 법적 효력을 가지는 문서 (예: 계약서, 행정처분서) |
3. 공문서 기본 양식
공문서는 일정한 형식이 있으며, 다음과 같은 요소로 구성됩니다.
(1) 공문서의 기본 구성 요소
1) 문서번호: 기관 내 문서 관리번호 (예: 2025-001)
2) 시행일자: 문서가 공식적으로 시행된 날짜
3) 수신처: 문서를 받는 기관 또는 담당자
4) 발신처: 문서를 발송하는 기관 또는 담당자
5) 제목: 문서의 핵심 내용을 나타내는 제목
6) 본문: 문서의 주요 내용 (목적, 요청 사항 등)
7) 결재란: 결재자의 서명 또는 도장란 (내부 결재용 문서일 경우)
8) 첨부 문서: 관련 자료가 있을 경우 첨부 목록 추가
9) 발신자 정보: 담당자 이름, 연락처 등
(2) 공문서 양식 예시
📌 예시 1: 기본 공문서 양식 (한글문서)
문서번호: 2025-001 시행일자: 2025년 2월 25일
수신: ○○기관 대표
발신: △△기관 대표
제목: 협조 요청 공문
1. 귀 기관의 발전을 기원합니다.
2. 본 기관에서는 ○○사업 추진과 관련하여 귀 기관의 협조를 요청드립니다.
3. 이에 따라 관련 자료를 검토하시어 2025년 3월 10일까지 회신해 주시길 바랍니다.
붙임: ○○자료 1부. 끝.
△△기관 대표 홍길동 (서명 또는 직인)
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📌 예시 2: 내부 보고서 양식 (결재 필요 시)
[결재]
담당자: ○○○ 팀장: ○○○ 부장: ○○○ 대표: ○○○
문서번호: 2025-002
시행일자: 2025년 2월 25일
수신: 대표이사
발신: 기획팀
제목: 2025년 사업 계획 보고
1. 보고 목적
- 2025년 사업 추진 방향 및 목표 설정
2. 주요 내용
- 사업 개요
- 추진 일정
- 예산 계획
3. 결론 및 요청 사항
- 사업 승인 요청
- 기타 협의 사항
붙임: 사업 계획서 1부. 끝.
작성자: 홍길동 (서명)
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📌 예시 3: 이메일 공문 형식
수신: ○○기관 담당자님
발신: △△기관 홍길동
안녕하세요, △△기관 홍길동입니다.
본 기관에서는 ○○사업 추진과 관련하여 귀 기관의 협조를 요청드립니다.
첨부된 공문을 검토하시고 2025년 3월 10일까지 회신 부탁드립니다.
감사합니다.
첨부: 협조 요청 공문 (PDF 파일)
4. 공문서 작성 시 주의사항
✅ 문장을 간결하게 작성: 불필요한 표현을 줄이고, 핵심 내용 위주로 작성
✅ 공식적인 어투 사용: 경어체 사용 (예: "부탁드립니다", "요청드립니다")
✅ 첨부 문서 확인: 필요한 자료가 누락되지 않도록 확인
✅ 결재 과정 준수: 내부 결재를 거쳐야 하는 문서는 반드시 승인받고 발송
✅ 날짜 및 문서번호 기재: 문서 관리의 일관성을 유지
5. 공문서 양식 무료 다운로드
공문서 양식 (hwp)
공문서 양식 (doc)