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발주서(發注書)는 구매자가 공급업체(판매자)에게 특정 제품이나 서비스를 주문하는 공식 문서입니다. 계약의 일부로 작용하며, 구매 조건을 명확히 하여 거래의 신뢰성을 높이는 역할을 합니다.
아래에서 편리하게 양식을 다운로드 하실 수 있습니다.
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발주서의 주요 내용
발주서에는 일반적으로 다음과 같은 정보가 포함됩니다.
① 기본 정보
- 발주서 번호: 거래 내역을 식별하기 위한 고유한 번호
- 발주일자: 발주서를 작성한 날짜
- 구매자 정보: 회사명, 주소, 담당자, 연락처
- 공급업체 정보: 판매자(공급자)명, 사업자등록번호, 주소, 담당자, 연락처
② 주문 상세 정보
- 제품명 및 규격: 주문하는 상품의 이름, 모델명, 사양
- 수량: 주문하는 제품 또는 서비스의 수량
- 단가 및 총금액: 개별 단가와 총 주문 금액
- 결제 조건: 선불, 후불, 분할결제 여부 및 기한
- 납품 기한 및 장소: 제품이나 서비스가 제공될 일정 및 장소
③ 기타 조건
- 배송 조건: 운송 방법(직배송, 택배, 퀵서비스 등)
- 반품 및 환불 조건: 하자 발생 시 처리 방법
- 특별 요청 사항: 추가적인 요구사항(포장 방식, 품질 인증 등)
발주서의 역할 및 중요성
- 계약의 근거 자료: 발주서는 공급업체와 구매자 간의 계약 이행을 증명하는 문서로, 분쟁 발생 시 법적 증거로 활용될 수 있음
- 거래 조건 명확화: 제품/서비스의 상세 내역과 조건을 문서로 남겨 혼선을 방지
- 재고 관리 및 예산 계획: 체계적인 발주 관리를 통해 재고를 효율적으로 운영하고 예산을 계획적으로 사용할 수 있음
발주서 발행 및 처리 절차
- 발주서 작성: 구매자는 발주서를 작성하고 공급업체에 전달
- 공급업체 승인(수락/거절): 공급업체는 발주 내용을 검토하고 승인 또는 수정 요청
- 납품 진행: 공급업체가 주문한 제품이나 서비스를 제공
- 검수 및 대금 결제: 구매자는 납품받은 제품을 확인하고 대금을 결제
발주서와 관련된 문서 비교
| 문서 | 설명 | 주요기능 |
| 견적서 | 공급업체가 구매자에게 제안하는 가격과 조건을 기재한 문서 | 가격 협상 및 구매 의사결정 참고 |
| 발주서 | 구매자가 공급업체에 정식으로 주문하는 문서 | 구매 요청 및 계약 확정 |
| 계약서 | 구매자와 공급업체 간의 계약을 체결하는 문서 | 법적 효력이 있는 계약 내용 확정 |
| 거래명세서 | 실제 거래된 제품 및 금액을 상세히 기재한 문서 | 납품 증빙 및 결제 근거 제공 |
| 세금계산서 | 부가가치세(VAT)를 포함한 금액을 기재한 법적 문서 | 세금 신고 및 회계 처리 |
발주서 양식 예시
📌 발주서 (Purchase Order)
| 항목 | 내용 |
| 발주서 번호 | PO-20250204-001 |
| 발주일자 | 2025년 2월 4일 |
| 구매자 정보 | (주)ABC상사, 서울시 강남구, 담당자: 홍길동 |
| 공급업체 정보 | (주)XYZ기업, 경기도 성남시, 담당자: 김영희 |
| 제품명 | 노트북 (i7, 16GB RAM, 512GB SSD) |
| 수량 | 10대 |
| 단가 | 1,500,000원 |
| 총금액 | 15,000,000원 |
| 결제조건 | 납품 후 30일 내 결제 (세금계산서 발행 필수) |
| 납품기한 | 2025년 2월 10일 |
| 납품장소 | 서울시 강남구 ABC상사 물류센터 |
| 특이사항 | 정품 인증서 및 보증서 포함 |
| 구매자 서명 | (서명란) |
| 공급업체 서명 | (서명란) |
발주서 작성 시 유의사항
✅ 정확한 제품 및 서비스 정보 기재
✅ 납품 일정과 결제 조건 명확히 설정
✅ 반품 및 보증 관련 조항 포함
✅ 공급업체와 사전 협의 후 발행
✅ 발주서 사본 보관(전자문서로도 저장 가능)
결론
발주서는 구매자가 공급업체에 주문을 요청하는 중요한 공식 문서입니다. 발주서를 체계적으로 관리하면 원활한 구매 프로세스를 유지하고, 거래의 투명성과 신뢰성을 확보할 수 있습니다.
